Datenschutzhinweise für Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinare via „Microsoft Teams“ der Steuerpartner
PartG mbB
Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung
von „Microsoft Teams“ informieren.
Zweck der Verarbeitung
Wir nutzen das Tool „Microsoft Teams“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings,
Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „Microsoft Teams“ ist ein Service der Microsoft Corporation.
Verantwortlicher
Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang
mit der Durchführung von „Online-Meetings“ steht, ist die Steuerpartner PartG mbB.
Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von
„Microsoft Teams“ aufrufen, ist der Anbieter von „Microsoft
Teams“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Microsoft Teams“ jedoch nur erforderlich, um sich die
Software für die Nutzung von „Microsoft Teams“
herunterzuladen.
Wenn Sie die „Microsoft Teams“-App nicht nutzen wollen oder
können, können Sie „Microsoft Teams“ auch über Ihren Browser
nutzten. Der Dienst wird dann insoweit auch über die Website
von „Microsoft Teams“ erbracht.
Welche Daten werden verarbeitet?
Bei der Nutzungvon „Microsoft Teams“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten
hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem
„Online-Meeting“ machen.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
Angaben zum Benutzer: z. B. Anzeigenname („Display name“), ggf. E-Mail-Adresse,
Profilbild (optional), bevorzugte Sprache
Meeting-Metadaten: z. B. Datum, Uhrzeit,
Meeting-ID, Telefonnummern, Ort
Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die
Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chatfunktion zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen
gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen. Um die Anzeige von Video
und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die
Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie
können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Microsoft Teams“-Applikation abschalten
bzw. stummstellen.
Umfang der Verarbeitung
Wir verwenden „Microsoft Teams“, um „Online-Meetings“ durchzuführen. Wenn wir „Online-Meetings“
aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das vorweg transparent mitteilen und – soweit erforderlich – umeine
Zustimmung bitten.
Die Chatinhalte werden bei der Verwendung von „Microsoft Teams“ protokolliert. Wir speichern die
Chatinhalte für einen Zeitraum von einem Monat. Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von
Ergebnissen eines „Online-Meetings“ erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das
wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung i. S. d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.
Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der Steuerpartner PartG mbB verarbeitet werden, ist § 26
BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Microsoft
Teams“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des
Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von
„Microsoft Teams“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die
Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von
„Online-Meetings“.
Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“
Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.
Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch
hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.
Empfänger / Weitergabe von Daten
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden,
werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt
sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen
Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten
zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.
Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Microsoft Teams“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o. g.
Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Microsoft Teams“ vorgesehen
ist.
Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
„Microsoft Teams“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Es ist daher nicht
auszuschließen, dass eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten damit auch in einem Drittland
stattfindet. Wir haben mit dem Anbieter von „Microsoft Teams“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag
geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.
Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln
garantiert. Als ergänzende Schutzmaßnahmen haben wir ferner unsere Teams-Konfiguration so vorgenommen,
dass für die Durchführung von „Online-Meetings“ nur Rechenzentren in der EU, dem EWR bzw. sicheren
Drittstatten wie z. B. Kanada oder Japan genutzt werden.
Wir können jedoch nicht ausschließen, dass dieser Service Daten außerhalb der Europäischen Union und des
europäischen Wirtschaftsraums und in ein Land, welches kein angemessenes Datenschutzniveau bietet,
übertragen kann. Falls die Daten in die USA übertragen werden, besteht das Risiko, dass Ihre Daten von
US-Behörden zu Kontroll- und Überwachungszwecken verarbeitet werden können, ohne dass Ihnen
möglicherweise Rechtsbehelfsmöglichkeiten zustehen.
Die Daten sind während des Transports über das Internet jedoch verschlüsselt und somit in der Regel vor
einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.
Datenschutzbeauftragter
Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt.
Sie erreichen diesen wie folgt:
Dr. Wolf-Dietrich von Ohlen
Lehmbrink 1a
32825 Blomberg
Fon : 05235 6381
Mail: datenschutz@steuerpartner.eu
Ihre Rechte als Betroffene/r
Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie
können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.
Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf.
Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
Ferne haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf
Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
Schließlich
haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.
Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der
datenschutzrechtlichen Vorgaben.
Löschung von Daten
Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung
besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um
vertragliche Leistungen zu erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche zu prüfen und gewähren
oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach
Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns bei einer
Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.
Änderung dieser Datenschutzhinweise
Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen
Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser
Internetseite.